07 julho 2010

Gerenciamento e Organização de Arquivos | Como organizar arquivos digitais?

7.7.10

Você sabe como se organizar com tantos arquivos digitais? Organize seus arquivos de forma a encontrá-los rapidamente!

Com o crescente aumento na velocidade da internet, migração de profissões físicas para digitais, criação de novas atividades virtuais e do tamanho dos HDs, nós estamos baixando e salvando cada vez mais arquivos.

E em se tratando de como organizar seus arquivos digitais, algumas pessoas são tão organizadas que chegam a baixar duas vezes ou mais o mesmo arquivo. Em muitos casos, não sabem nem pra onde o arquivo fui (em que pasta foi salvo), que formato, qual programa abrirá o arquivo, etc...

Outras vezes é porque não fez uma busca em suas pastas devidamente nomeadas, de acordo com o assunto, tema ou importância.

Conheço casos em que a pessoas não sabe nem onde estão as fotos que ela acabou de baixar de sua máquina digital. Isso sem falas nos formatos e tamanhos em kbps dos arquivos.

Quando estão compactados em .RAR ou .ZIP, podem deixar muitos de cabelo em pé para abrir o mesmo!

Mas o Computador não é inteligente?

O computador é sim muito versátil, podemos dizer até que seja inteligente, mas nós temos que programá-lo para que faça determinadas coisas, como salvar, deletar, renomear etc..

Não basta apenas saber acessar a internet e alguns aplicativos, se não temos a noção básica de informática.

E isso é o que vem acontecendo muito hoje em dia, pois os preços atrativos e a facilidade de pagamento, contribuem para a Disseminação do mundo digital.

Só tem um porém, um computador não é um eletrodoméstico que você liga na tomada e o resto está tudo ok. Na-na-ni-na não!!!

A gama de possibilidades e tão grande quanto a dificuldade de entender tudo isso. A organização e conhecimento são fundamentais, tanto para quem trabalha na área quando para quem usa apenas para o lazer.

Por isso vou deixa aqui algumas Dicas de organização:

Ao fazer, (baixar, transferir, receber ) um arquivo, mesmo antes de começar, dê um nome fácil e salve-o em pastas relativas ao mesmo, cliente, formato ou tipo de trabalho.

Exemplo de Nomes Sustentáveis, digitalmente falando:
Cartao_Mariza-Restaurante-Mod-Final
Cartao-Mariza-Restaurante-Mod-01
Cartao_Mariza_Restaurante_Mod_02

HD Externo/PASTA-MESTRE;
  1. Documentos; O que você julgue como documentos importantes
  2. Imagens; Com subpastas para as categorias ( Baixadas, Recebidas, envios, Site...) 
  3. Jogos; Com subpastas dos títulos
  4. Videos; Com subpastas dos títulos ou Categoria
  5. Musica; Com subpastas dos títulos, artistas, gêneros, álbum.
  6. Transferencias; Sub/Downloads, arquivos recebidos do Skype ou de e-mails etc...
  7. BackUpsNuvem; " TUDO o que puder "Beckapiar" 
  8. Pessoal; "Pasta bagunças" - Devendo ser redistribuído seu conteúdo posteriormente." de acordo com seu julgamento. Conselho: Não deixar acumular mais de 365 dias de desordem nesta pasta! Um único ano pode lhe acumular milhares de arquivos, depois a tarefa de organizar poderá ficar bem pior!
  9. Financas; como o nome diz. 
  10. Literatura; Subpastas E-book e Livros 
  11. Trabalhos; De acordo com suas atividade, mas com muitas subpastas para ficar o mais organizado possível
  12. Estudos: Vídeo Aulas, E-books Tutores, etc..
  13. Programas de Trabalho: Seus Programas que sempre precisa instalar em suas tarefas profissionais. 

Obs: Sem acentos nos nomes de pastas e arquivos, como no exemplo acima. 

Pastas: Crie, em primeiro lugar, uma pasta chamada MESTRE e depois a pasta (trabalhos) ou com o nome que lhe convenha. Depois as sub pastas, que podem ser como no nosso exemplo aqui (Mariza_Restaurante) ou pasta (Cartoes_de_Visita) Veja a baixo.

D:Trabalhos/Cartoes/Cartao_Mariza_Restaurante_Mod_1_Final.cdr)

Nunca em C: juntamente com o sistema. Evite utilizar acentos e caracteres especiais nas pastas e arquivos.

(D:Trabalhos/Clientes/Mariza_Restaurante/Papelaria/
Cartao_Mariza_Restaurante_Mod_1.cdr)

Cada Barra (.../.Arquivos../.Arquivos../...) corresponde a uma "pasta" (ficheiro) e sub pasta, por tanto, se você for fazendo os arquivos e já os salvando em locais próprios, ficará mais fácil de achar quando você precisar deles.

De preferência salve seus arquivos em um HD e se possível com cópia em nuvem, com boa capacidade e velocidade ou em partição separada do sistema, além de fazer regularmente uma cópia em DVD ou BlueRay dos mesmo.

Também é bom utilizar um bom programa de desfragmentação de disco. Como o Jk Defrag Baixe e compare a performance.

Outra dica é não ter medo de fazer pastas e sub pastas, quanto mais organizadas suas pastas estiverem, melhor será para achar os arquivos futuramente.

Ex: Arquivos salvos sempre em versões anteriores e atual, além de cópias de seguranças na mesma pasta ou não, em uma pasta que pode ser (cópias de Segurança)

Exportar sempre uma peça do seu trabalhos em formatos como: (PDF, EPS, e JPG ou PNG) por via das dúvidas.

Também é interessante exportar em CMYK e RGB para mais de uma finalidade, impressão e monitores, internet, sistema não impresso.

Outra dica importante é salvar uma cópia em Curva se for o caso de Vetores em Corel e um Bureal (birô) que agrega as fontes dos arquivos na pasta que você escolher) de preferência as de clientes.

Manter um banco de fontes também é fundamental, pois assim que abrir um arquivo o CorelDraw e ele Reclame das fontes você poderá usar o (Fonte Navigator Leia Sobre) para recolocá-las em seu sistema novamente.

No meu Caso aqui que trabalho com muitos arquivos gráficos, fiz as seguintes pastas:

D:Trabalhos/trabalhos gráficos/ e aqui as sub-pastas como: (Cartazes)
(Folders)
(Cartões-de-Visitas)
(Crachás)
(Calendários)
(Curriculum vitae)
(Convites com as sub-pastas – Casamento – Aniversario - Eventos), (Fotolitos Off Set)
(Etiquetas)
(Certificados)
(Panfletos)
(Letreiros)
(Cardápios)
(capas – CDDVDs – Livros – Revistas – Trabalhos escolares)
(Receituários)
(tags) entre outros trabalhos.

Também Uma Pasta chamada
(Clientes e suas sub-pastas relativas)

Outras pastas: 
(Logotipos – as subpastas – logo terceiros – logo @corelnaveia, que são as de minha autoria e Logo (Organizar) que é uma pasta de logotipos que vou organizando conforme o tempo.

Além, é claro das pastas:
  1. (imagens escaneadas) 
  2. (Banco de Imagens) 
  3. (Arquivos recebidos de Clientes) 
  4. (Banco de Vetores) 
  5. (Banco de Texturas) 
  6. (Banco de Imagens) 
  7. (Catálogo de Fontes) 
  8. (Modelos inspiração) 
  9. (Gabaritos) 
  10. (Copias de Segurança) 
Além das pastas particulares com minhas músicas, fotos e vídeos. Arquivos do Blog como as postagens e a organização dos arquivos.

O matérias que publico também são colocadas em pastas como: 
  1. (Blogs) 
  2. (Corel-na-Vaia) 
  3. (postagens) 
  4. (scriptis) 
  5. (Logo-do-Blog) 
  6. (Imagens postadas) 
  7. (Copias de Segurança) 
  8. ( Links Blog) 
  9. (Projetos de Postagens) 
  10. (Ícones Blog) e por aí vai.
Quanto mais organizado forem seus arquivos, mais fácil será a execução do seu trabalho, além de manter o disco rígido menos fragmentado, algo que não agrada em nada no momento em que precisamos de velocidade de transferência de dados.

NÃO ESQUEÇA DE DEIXAR UMA PASTA para a sua "bagunça". Mesmo sabendo que você tenha que rever isso quando possível.

O Segredo é, sempre depois de formatar, refazer ou copiar a mesma organização da última vês, fazendo sempre melhorias e subdivisões de setores e categorias, como o as pastas particulares, estudos, músicas, jogos, vídeos e fotos.

Não deixe de Ler também este PDF de uma Palestra sobre como organizar seus arquivos digitais ministrada em 27/03/2012 na Embrapa Gado de Corte, em Campo Grande - MS. Sendo que ainda se aplicam muita das dicas, vale a pena ler.
by Kenneth Corrêa, Professor e Empresario at Grupo WTW

Cada um trabalha de uma forma, mas assim como em suas gavetas, em sua casa, as coisas devem ser separadas. Não que seja uma obrigação, mas será, provavelmente a melhor forma de retornar a encontrá-las.

Na Gestão digital o princípio é o mesmo, com o agravante de que pode desaparecer a qualquer momento, afinal de contas é digital.

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Postado por

Elieser da Silveira ou Léo, para os íntimos é o idealizador, redator, editor e um dos pioneiros no Brasil no uso e divulgação do Aplicativo de Design Gráfico CorelDraw. Usuário apaixonado desde a versão 2.1, dedica grande parte de seu tempo em compartilhar seu conhecimento e arquivos gráficos, através deste espaço. Design Gráfico, arte finalista, marido, pai e compartilhador do saber!

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